Nota korygująca – wzór do pobrania z omówieniem

Błędy w fakturach zdarzają się nawet najbardziej doświadczonym przedsiębiorcom. Niezależnie od tego, czy chodzi o literówkę w nazwie firmy, błędny NIP czy pomyłkę w adresie, istnieje prosty sposób na ich poprawienie – nota korygująca. Jest to dokument wystawiany przez nabywcę, który koryguje niektóre elementy faktury, bez konieczności wystawiania faktury korygującej przez sprzedawcę.

Czym jest nota korygująca i kiedy można ją wystawić?

Nota korygująca to dokument księgowy, który może być wystawiony wyłącznie przez nabywcę towaru lub usługi. Służy do poprawiania błędów formalnych na fakturze, ale nie może zmieniać kluczowych danych, takich jak kwoty czy stawki podatkowe.

Najczęstsze błędy, które można poprawić za pomocą noty korygującej:

• Błędna nazwa firmy lub jej adres.
• Nieprawidłowy numer NIP.
• Pomyłki w dacie sprzedaży lub dacie wystawienia faktury.
• Błędne oznaczenie towaru lub usługi (np. niewłaściwa nazwa produktu).
• Nieprawidłowy numer faktury.

Jeśli faktura zawiera błąd dotyczący wartości sprzedaży, stawki VAT czy kwoty podatku, konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę, a nie noty korygującej.

Jak prawidłowo wystawić notę korygującą?

Aby nota korygująca była ważna, musi zawierać wszystkie niezbędne elementy. Oto najważniejsze informacje, które powinny się w niej znaleźć:

1. Data wystawienia noty korygującej.
2. Dane nabywcy – pełna nazwa firmy, adres i NIP.
3. Dane sprzedawcy – zgodne z tymi na fakturze, którą korygujemy.
4. Numer faktury, której dotyczy nota korygująca.
5. Opis błędu oraz jego poprawna wersja.
6. Podpis osoby upoważnionej do wystawienia noty.

Notę korygującą należy przekazać sprzedawcy do akceptacji, co może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej. Po jej zatwierdzeniu stanowi ważny dokument księgowy.

Nota korygująca – wzór do pobrania

Poniżej zamieszczamy gotowy wzór noty korygującej, który można pobrać i wykorzystać do własnych potrzeb. Dokument jest zgodny z obowiązującymi przepisami i zawiera wszystkie niezbędne elementy.

Pobierz wzór noty korygującej

Wystarczy uzupełnić dane i przesłać notę korygującą do sprzedawcy w celu akceptacji.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu noty korygującej

Mimo że nota korygująca jest stosunkowo prostym dokumentem, warto zwrócić uwagę na kilka często popełnianych błędów:

• Niepoprawne wskazanie numeru faktury. Jeśli nota odnosi się do niewłaściwej faktury, może zostać odrzucona przez sprzedawcę.
• Nieuzasadniona korekta danych. Notę można wystawić wyłącznie w celu poprawienia błędów formalnych, a nie zmiany wartości faktury.
• Brak zgody sprzedawcy. Akceptacja noty jest obowiązkowa, dlatego warto upewnić się, że dokument został poprawnie przekazany i zaakceptowany.
• Niepodpisana nota. W niektórych przypadkach może to być podstawa do jej unieważnienia.

Aby uniknąć problemów, zawsze warto sprawdzić wszystkie dane przed wysłaniem noty do sprzedawcy.

Zobacz również:

Studia za granicą – które kierunki i które uczelnie warto wybrać?

Gdzie lokować oszczędności, aby nie traciły na wartości?

Czy nota korygująca wpływa na podatek VAT?

Nota korygująca nie ma wpływu na podatek VAT, ponieważ nie zmienia wartości transakcji. Oznacza to, że jej wystawienie nie wymaga korekty deklaracji podatkowych ani po stronie nabywcy, ani sprzedawcy.

To duża zaleta w porównaniu do faktury korygującej, która może wiązać się z koniecznością dodatkowych rozliczeń podatkowych.

Kiedy sprzedawca może odmówić przyjęcia noty korygującej?

Choć akceptacja noty korygującej jest zwykle formalnością, zdarzają się sytuacje, w których sprzedawca może odmówić jej przyjęcia. Dzieje się tak, gdy:

• Korekta dotyczy elementów, których nie można poprawić notą (np. ceny, stawki VAT).
• Dane nabywcy są całkowicie błędne i wymagają faktury korygującej.
• Nota została wystawiona z opóźnieniem, a sprzedawca już zamknął okres rozliczeniowy.

W takich przypadkach konieczne może być porozumienie się ze sprzedawcą i uzyskanie faktury korygującej zamiast noty.

Czy nota korygująca jest obowiązkowa?

W niektórych przypadkach błędy na fakturze są na tyle drobne, że wystawienie noty korygującej nie jest konieczne. Dotyczy to np. nieznacznych literówek, które nie mają wpływu na poprawność dokumentu księgowego.

Jeśli jednak błąd może wpłynąć na rozliczenia podatkowe lub stanowi istotną nieścisłość w danych nabywcy, nota korygująca jest jedynym legalnym sposobem na poprawienie faktury bez konieczności angażowania sprzedawcy.

Nota korygująca – prosty sposób na korektę faktury

Wystawienie noty korygującej to szybka i skuteczna metoda poprawiania błędów w fakturach. Dzięki niej można uniknąć nieporozumień księgowych i uporządkować dokumentację bez zbędnych formalności. Warto pamiętać, że poprawnie sporządzona nota wymaga akceptacji sprzedawcy i powinna zawierać wszystkie niezbędne elementy.

Dzięki temu przedsiębiorcy mogą sprawnie korygować faktury i skupić się na prowadzeniu działalności bez zbędnych komplikacji. Korzystaj z dostępnych wzorów i usprawnij swoje procesy księgowe!